Kan coworking een oplossing zijn wanneer medewerkers maar enkele dagen per week naar kantoor komen? |

Ja, coworking kan een uitstekende oplossing zijn wanneer medewerkers maar enkele dagen per week naar kantoor komen. In plaats van een vaste kantoorruimte te betalen voor werkplekken die grotendeels leegstaan, betaal je bij coworking alleen voor wat je daadwerkelijk gebruikt. Dit maakt het bijzonder aantrekkelijk voor bedrijven die hybride werken structureel willen ondersteunen zonder onnodige vastgoedkosten. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over coworking voor bedrijven, van kosten tot locatiekeuze.

Wat kost coworking vergeleken met een vaste kantoorruimte?

Coworking is doorgaans goedkoper dan een vaste kantoorruimte wanneer medewerkers minder dan drie dagen per week op kantoor werken. Bij een traditionele huurovereenkomst betaal je voor elke vierkante meter, ongeacht het gebruik. Bij coworking betaal je per werkplek, per dag of via een maandabonnement, waardoor de kosten direct aansluiten op het werkelijke gebruik.

De kostenvergelijking hangt af van meerdere factoren. Een vaste kantoorruimte brengt naast huur ook servicekosten, energie, schoonmaak en inrichting met zich mee. Bij coworking zijn deze kosten vaak inbegrepen in het tarief. Denk aan het gebruik van vergaderruimtes, koffie, internetverbinding en receptiediensten.

Flexibele abonnementen: Betaal per dag, per week of per maand, afhankelijk van de behoefte.
Geen langetermijnverplichtingen: Geen meerjarige huurcontracten, waardoor je snel kunt opschalen of afschalen.
Lagere opstartkosten: Geen investering in inrichting, IT-infrastructuur of beveiliging.

Voor grotere teams die vijf dagen per week aanwezig zijn, kan een eigen kantoorruimte juist voordeliger uitvallen op de lange termijn. De break-even ligt bij de meeste bedrijven ergens tussen twee en drie volledige bezettingsdagen per week.

Welke soorten coworking-formules zijn er voor bedrijven?

Er zijn meerdere coworking-formules beschikbaar, elk geschikt voor een andere bedrijfssituatie. De meest voorkomende varianten zijn de open werkplek, de vaste werkplek, het privékantoor en het teamkantoor. Welke formule het beste past, hangt af van de teamgrootte, de behoefte aan privacy en de frequentie van gebruik.

Open werkplek (hot desk): Je reserveert een werkplek op de dag zelf. Ideaal voor medewerkers die incidenteel naar kantoor komen.
Vaste werkplek (dedicated desk): Een vaste plek in een gedeelde ruimte, exclusief voor jou gereserveerd. Meer continuïteit, iets hogere kosten.
Privékantoor: Een afgesloten ruimte voor een klein team, met de flexibiliteit van coworking eromheen. Geschikt voor teams die vertrouwelijkheid nodig hebben.
Teamkantoor of enterprise-suite: Een grotere, op maat ingerichte ruimte voor grotere teams, vaak met eigen branding en toegang mogelijk.

Veel coworking-aanbieders bieden ook hybride abonnementen aan waarbij je een combinatie van open werkplekken en vergaderruimtes kunt boeken. Dit geeft bedrijven maximale flexibiliteit om het gebruik af te stemmen op de week.

Wat zijn de nadelen van coworking voor bedrijven?

Coworking heeft ook nadelen die je niet mag onderschatten. De belangrijkste nadelen zijn beperkte privacy, minder controle over de werkomgeving, mogelijke afleiding en beperkingen rondom bedrijfscultuur en teamcohesie. Voor bedrijven met strikte vertrouwelijkheidsvereisten of een sterke eigen identiteit kan coworking knelpunten opleveren.

Beperkte privacy: Vertrouwelijke gesprekken en gevoelige data vragen extra aandacht in gedeelde ruimtes.
Minder bedrijfseigen sfeer: Je deelt de ruimte met andere bedrijven, waardoor het lastiger is om je eigen cultuur en uitstraling te bewaken.
Variabele beschikbaarheid: Populaire locaties kunnen vol zijn op drukke dagen, wat de planning bemoeilijkt.
Hogere kosten bij hoog gebruik: Als je team vrijwel dagelijks aanwezig is, loopt de rekening snel op vergeleken met een eigen kantoor.
Teamdynamiek: Medewerkers die elkaar minder vanzelfsprekend tegenkomen in een vaste omgeving, kunnen zich minder verbonden voelen met het team.

Wanneer is coworking geschikt en wanneer niet?

Coworking is geschikt wanneer een team gemiddeld twee tot drie dagen per week op kantoor werkt, wanneer de organisatie flexibel wil blijven, of wanneer je op meerdere locaties aanwezig wilt zijn zonder overal een eigen kantoor te openen. Het is minder geschikt voor teams die dagelijks samenwerken, vertrouwelijke informatie verwerken of een sterke eigen bedrijfsidentiteit willen uitstralen.

Coworking werkt goed in de volgende situaties:

Startende bedrijven en scale-ups die snel groeien en geen langetermijnverplichtingen willen aangaan.
Teams met medewerkers verspreid over meerdere steden of regio’s.
Projectteams die tijdelijk extra werkruimte nodig hebben.
Bedrijven die hun vastgoedkosten willen verlagen zonder kwaliteit in te leveren.

Coworking is minder geschikt wanneer:

Het team vijf dagen per week op kantoor werkt en een vaste thuisbasis nodig heeft.
Er regelmatig vertrouwelijke klantgesprekken of juridische processen plaatsvinden.
De bedrijfscultuur sterk afhankelijk is van een eigen, herkenbare werkomgeving.

Hoe combineren bedrijven coworking met een eigen kantoor?

Veel bedrijven kiezen voor een hybride aanpak waarbij ze een kleiner eigen kantoor combineren met coworking-abonnementen op meerdere locaties. Het eigen kantoor dient als thuisbasis voor teamvergaderingen, klantontmoetingen en cultuurdragers, terwijl coworking de flexibele overloop opvangt voor medewerkers die dichter bij huis willen werken of incidenteel een werkplek nodig hebben.

Een veelgebruikte strategie is het verkleinen van de eigen kantoorruimte bij een huurverlenging of verhuizing, en tegelijkertijd coworking-abonnementen te nemen voor de flexibele schil. Dit levert direct besparing op in vaste kosten, terwijl medewerkers toch een professionele werkomgeving hebben wanneer thuiswerken niet ideaal is.

Praktische tips voor een succesvolle combinatie:

Bepaal welke activiteiten altijd op het eigen kantoor plaatsvinden, zoals teamoverleg en klantpresentaties.
Maak heldere afspraken over wanneer medewerkers coworking mogen gebruiken en hoe ze dit registreren.
Kies coworking-locaties die goed bereikbaar zijn voor de meeste medewerkers.
Evalueer het gebruik regelmatig om te bepalen of de verhouding tussen eigen kantoor en coworking nog klopt.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een coworking-locatie?

Bij het kiezen van een coworking-locatie zijn bereikbaarheid, beschikbare faciliteiten, flexibiliteit van de contractvoorwaarden en de sfeer van de ruimte de belangrijkste criteria. Een locatie die op papier aantrekkelijk lijkt, kan in de praktijk tegenvallen als de internetverbinding onbetrouwbaar is of de vergaderruimtes altijd volgeboekt zijn.

Let op de volgende punten bij je keuze:

Bereikbaarheid: Is de locatie goed bereikbaar met het openbaar vervoer en zijn er voldoende parkeermogelijkheden?
Faciliteiten: Zijn er voldoende vergaderruimtes, telefoonhokjes en stille werkzones beschikbaar?
Contractflexibiliteit: Kun je het abonnement maandelijks opzeggen of aanpassen?
Beveiliging: Hoe wordt omgegaan met toegangsbeveiliging, databeveiliging en de bescherming van bedrijfseigendommen?
Community en sfeer: Past de sfeer bij de bedrijfscultuur en het type werk dat medewerkers er uitvoeren?
Meerdere locaties: Biedt de aanbieder toegang tot een netwerk van locaties, zodat medewerkers in verschillende steden terechtkunnen?

Een proefperiode of dagpas is een slimme manier om een locatie te testen voordat je een abonnement afsluit. Laat medewerkers zelf een dag werken vanuit de ruimte en vraag hun feedback voordat je een beslissing neemt.

Hoe wij helpen bij jouw kantoorstrategie

Coworking is een waardevol instrument, maar het is zelden de enige oplossing. De juiste kantoorstrategie hangt af van jouw teamgrootte, groeiplannen, locatievoorkeuren en vastgoedbudget. Wij helpen bedrijven om die afweging scherp te maken en de beste keuze te vinden, of dat nu een eigen kantoor is, een coworking-abonnement, of een slimme combinatie van beide.

Wat wij voor je doen:

Analyse van je huidige en toekomstige ruimtebehoefte op basis van hybride werkpatronen.
Marktverkenning van beschikbare kantoorruimtes die aansluiten bij jouw locatiewensen en duurzaamheidseisen.
Begeleiding bij onderhandelingen over huurcontracten, inclusief flexibele opties en uitbreidingsrechten.
Advies over het combineren van een eigen kantoor met flexibele werkplekoplossingen.
Toegang tot off-market kansen die niet via de reguliere kanalen beschikbaar zijn.

Ben je op zoek naar de juiste kantoorruimte of wil je sparren over jouw vastgoedstrategie? Neem contact met ons op en we denken graag vrijblijvend met je mee.

Benieuwd wat FIRST Real Estate voor uw vastgoed kan betekenen?

Onze specialisten denken graag met u mee over uw vastgoedvraagstuk en de mogelijkheden die daarbij passen.

Neem contact op