Je kunt een deel van je kantoor inzetten als coworkingruimte door ongebruikte werkplekken, vergaderzalen of flexibele zones beschikbaar te stellen aan externe huurders. Dit is een slimme manier om leegstand te verminderen en huurkosten terug te verdienen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het opzetten van een coworkingruimte in je eigen kantoor.
Welke ruimtes in een kantoor zijn geschikt als coworkingruimte?
De meest geschikte ruimtes voor coworking zijn plekken die relatief zelfstandig functioneren en niet constant nodig zijn voor je eigen bedrijfsvoering. Denk aan overtollige werkplekken in een open kantooromgeving, vergaderzalen die niet dagelijks bezet zijn, of een aparte vleugel met eigen toegang. Hoe meer de ruimte afgescheiden is van je kernactiviteiten, hoe beter.
Concrete voorbeelden van geschikte ruimtes zijn:
- Open werkplekken die structureel leegstaan door thuiswerken of krimp
- Vergader- en brainstormruimtes die per uur of dag te boeken zijn
- Ontvangst- of lobbyzones met voldoende lichtinval en stroomvoorziening
- Afgescheiden kantoorruimtes met een eigen ingang of verdieping
Ruimtes die minder geschikt zijn, zijn plekken waar vertrouwelijke informatie zichtbaar is, waar klanten of medewerkers regelmatig doorlopen, of waar de akoestiek slecht is voor geconcentreerd werk. Een goede vuistregel: als de ruimte comfortabel en functioneel aanvoelt voor een externe bezoeker, is hij waarschijnlijk geschikt als coworkingplek.
Wat zijn de juridische aandachtspunten bij het onderverhuren van kantoorruimte?
Bij het onderverhuren van kantoorruimte moet je altijd eerst controleren of je huurcontract onderverhuur toestaat. In de meeste commerciële huurovereenkomsten is toestemming van de verhuurder vereist. Zonder die toestemming riskeer je contractbreuk, wat kan leiden tot ontbinding van je huurovereenkomst.
Naast toestemming van de verhuurder zijn er meer juridische aandachtspunten:
- Huurcontract met coworkers: Stel altijd een schriftelijke overeenkomst op, ook bij kortlopende verhuur. Leg daarin de duur, de huurprijs, opzegtermijnen en gebruiksregels vast.
- Aansprakelijkheid: Zorg dat duidelijk is wie aansprakelijk is bij schade aan eigendommen of in geval van ongelukken. Controleer ook of je bedrijfsverzekering externe gebruikers dekt.
- AVG en privacy: Coworkers mogen geen toegang hebben tot vertrouwelijke bedrijfsgegevens. Denk aan wachtwoordbeveiliging op netwerken en afscherming van interne systemen.
- Btw-aspecten: Verhuur van onroerend goed is in principe vrijgesteld van btw, maar er zijn uitzonderingen. Laat je hierover adviseren door een belastingadviseur.
Laat elke overeenkomst bij twijfel nakijken door een jurist of vastgoedadviseur. Een kleine investering in juridisch advies voorkomt grote problemen achteraf.
Hoeveel kun je verdienen met het verhuren van een deel van je kantoor?
Wat je kunt verdienen met het verhuren van een deel van je kantoor hangt sterk af van de locatie, het aantal beschikbare werkplekken en de huurvorm. In stedelijke gebieden zoals Amsterdam, Rotterdam of Utrecht liggen de opbrengsten aanzienlijk hoger dan in kleinere steden of op bedrijventerreinen buiten de ring.
Als globale indicatie kun je rekenen met de volgende ranges:
- Flexibele werkplek per maand: ruwweg tussen de 150 en 400 euro per plek, afhankelijk van locatie en faciliteiten
- Vergaderzaal per dag: doorgaans tussen de 100 en 400 euro, afhankelijk van capaciteit en uitrusting
- Afgesloten kantoorruimte per maand: vergelijkbaar met gangbare markthuurprijzen per vierkante meter in jouw regio
Houd er rekening mee dat je van de opbrengsten ook eventuele extra kosten moet aftrekken, zoals een hogere energierekening, schoonmaakkosten en eventuele aanpassingen aan de ruimte. Netto kan het verhuren van zelfs een paar werkplekken al honderden euro’s per maand opleveren die direct bijdragen aan je vastgoedlasten.
Hoe stel je de juiste huurprijs in voor een coworkingplek?
De juiste huurprijs voor een coworkingplek stel je in door te kijken naar drie factoren: de lokale marktprijzen voor vergelijkbare coworkingplekken, de kwaliteit en faciliteiten van jouw ruimte, en de huurvorm die je aanbiedt. Begin met een marktverkenning: bekijk wat professionele coworkingaanbieders in jouw regio vragen voor vergelijkbare plekken.
Houd bij het bepalen van de prijs rekening met:
- Inclusief of exclusief services: Zit wifi, koffie, printen of gebruik van vergaderzalen inbegrepen? Alles-inclusiefprijzen rechtvaardigen een hoger tarief.
- Flexibiliteit van het contract: Dag- en weektarieven zijn hoger dan maandtarieven. Hoe meer flexibiliteit, hoe meer je kunt vragen.
- Locatie en bereikbaarheid: Een kantoor nabij een treinstation of met ruime parkeermogelijkheden is meer waard dan een lastig bereikbare locatie.
- Exclusiviteit: Een afgesloten kantoor of een rustige werkplek in een kleinere omgeving rechtvaardigt een hogere prijs dan een drukke open ruimte.
Stel je beginprijs iets onder het marktgemiddelde als je net begint en nog geen trackrecord hebt. Zodra de bezetting stijgt en je positieve reacties ontvangt, kun je de prijs geleidelijk bijstellen.
Welke praktische aanpassingen zijn nodig voordat je coworkers kunt ontvangen?
Voordat je coworkers kunt ontvangen, moet de ruimte minimaal voldoen aan een aantal praktische basisvereisten: betrouwbaar internet, voldoende stopcontacten, een comfortabele werktemperatuur en toegang tot sanitaire voorzieningen. Zonder deze basis zal geen enkele coworker terugkomen, ongeacht hoe laag de huurprijs is.
Denk daarnaast aan de volgende aanpassingen:
- Afzonderlijk wifi-netwerk: Geef coworkers toegang tot een apart netwerk, gescheiden van je bedrijfsnetwerk, om de beveiliging te waarborgen.
- Eigen toegang: Overweeg een aparte ingang of een toegangscode zodat coworkers niet door je hele kantoor hoeven te lopen.
- Opbergruimte: Zelfs een afgesloten locker of kluisje maakt de ruimte aantrekkelijker voor mensen die dagelijks terugkomen.
- Huisregels en bewegwijzering: Maak duidelijk welke ruimtes coworkers wel en niet mogen gebruiken en hoe ze zich moeten gedragen bij vergaderingen of telefoongesprekken.
- Schoonmaak: Zorg voor een schoonmaakschema dat ook rekening houdt met de aanwezigheid van externe gebruikers.
Je hoeft niet alles in een keer perfect te hebben. Begin met een solide basis en voeg faciliteiten toe op basis van de feedback van je eerste huurders.
Waar vind je huurders voor jouw coworkingruimte?
Huurders voor je coworkingruimte vind je het snelst via online platforms die specifiek gericht zijn op flexibele werkruimtes, zoals Desks.nl, Werkplek.nl of vergelijkbare marktplaatsen. Daarnaast zijn je eigen netwerk en LinkedIn krachtige kanalen, zeker als je ruimte geschikt is voor professionals in een specifieke sector.
Andere effectieve manieren om huurders te vinden:
- Lokale ondernemersnetwerken: Meld je aan bij Kamer van Koophandel-evenementen of lokale ondernemersverenigingen en vertel actief over je aanbod.
- Social media: Plaats foto’s van de ruimte op LinkedIn en Instagram. Visuele content werkt goed voor het aantrekken van aandacht.
- Mond-tot-mondreclame: Vraag tevreden huurders actief om je aan te bevelen bij collega’s of zakenrelaties.
- Google Mijn Bedrijf: Voeg je coworkingruimte toe als dienst zodat mensen je kunnen vinden bij lokale zoekopdrachten.
- Vastgoedadviseurs: Een gespecialiseerde partij in commercieel vastgoed kan je helpen de ruimte onder de aandacht te brengen bij bedrijven die actief zoeken naar flexibele kantooroplossingen.
Consistentie is hierbij het sleutelwoord. Eenmalig een bericht plaatsen levert zelden direct resultaat op. Bouw aan zichtbaarheid over een langere periode en zorg dat je ruimte goed gepresenteerd staat, zowel online als offline.
Hoe wij je kunnen helpen bij het verhuren van kantoorruimte
Het omzetten van leegstaande kantoorruimte in een renderende coworkingplek vraagt om meer dan alleen een advertentie plaatsen. Wij begeleiden je van begin tot eind: van het bepalen van de juiste huurprijs en het opstellen van huurovereenkomsten tot het actief zoeken naar geschikte huurders via ons netwerk en onze marktkennis.
Wat wij voor je kunnen doen:
- Een marktanalyse uitvoeren om de optimale huurprijs voor jouw ruimte te bepalen
- Potentiële huurders identificeren via ons netwerk, inclusief off-marketkansen
- Adviseren over de juridische en contractuele aspecten van onderverhuur
- Ondersteunen bij onderhandelingen en het afronden van de transactie
- Proactief meedenken over de positionering en marketing van jouw kantoorruimte
Wil je weten wat jouw kantoorruimte kan opleveren? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek, of bekijk direct ons aanbod via onze verhuurservice.
Benieuwd wat FIRST Real Estate voor uw vastgoed kan betekenen?
Onze specialisten denken graag met u mee over uw vastgoedvraagstuk en de mogelijkheden die daarbij passen.