Coworking inzetten voor medewerkers die verspreid wonen doe je door hen toegang te geven tot een netwerk van gedeelde werkplekken dicht bij hun eigen woonadres. Zo besparen zij reistijd naar een centraal kantoor, terwijl ze toch in een professionele werkomgeving kunnen werken. In dit artikel beantwoorden we de meest praktische vragen over het organiseren van coworking voor een verspreide organisatie.
Wat zijn de voordelen van coworking voor medewerkers op afstand?
Coworking biedt medewerkers die verspreid wonen een professionele werkplek dicht bij huis, zonder de nadelen van volledig thuiswerken. Ze profiteren van een gestructureerde werkomgeving, sociale contacten met andere professionals en de faciliteiten van een volwaardig kantoor, terwijl de reistijd naar een centraal hoofdkantoor sterk vermindert.
De voordelen voor medewerkers zijn concreet:
- Minder reisdruk: een coworkinglocatie op vijf minuten fietsen is een stuk aantrekkelijker dan een dagelijkse rit van een uur.
- Betere focus: een professionele omgeving helpt om de grens tussen werk en privé scherp te houden, iets wat thuis lastiger is.
- Netwerkmogelijkheden: medewerkers komen in contact met professionals uit andere branches, wat kan leiden tot nieuwe inzichten en samenwerkingen.
- Hogere tevredenheid: flexibiliteit in werkplek is inmiddels een serieuze factor bij het aantrekken en behouden van talent.
Voor de organisatie zelf levert coworking eveneens voordelen op. Je kunt talent aannemen dat buiten je eigen regio woont, zonder te investeren in extra vaste kantoorruimte. Dat maakt je organisatie wendbaar in een markt die steeds sneller verandert.
Welke coworkingformules passen het best bij een verspreide organisatie?
Voor een verspreide organisatie zijn twee coworkingformules het meest geschikt: een abonnement bij een landelijk netwerk van coworkinglocaties, of een combinatie van losse dagpassen per locatie. De keuze hangt af van hoe regelmatig medewerkers buiten het hoofdkantoor werken en hoeveel locaties je wilt afdekken.
De meest gebruikte formules op een rij:
- Netwerkabonnement: aanbieders zoals Spaces, WeWork of Tribes bieden bedrijfsabonnementen waarmee medewerkers bij meerdere locaties terecht kunnen. Dit werkt goed als je team regelmatig en op wisselende plekken werkt.
- Vaste coworkingplek per regio: je sluit per regio een overeenkomst met één locatie. Dit geeft meer continuïteit en een vertrouwde plek voor medewerkers in dat gebied.
- Flexibele dagpassen: geschikt voor medewerkers die slechts incidenteel buiten kantoor werken. Je betaalt alleen voor daadwerkelijk gebruik, maar de administratie is bewerkelijker.
Denk ook na over hybride combinaties: een centraal kantoor voor teamdagen, aangevuld met coworking voor individuele werkdagen. Zo houd je de voordelen van samenwerken op één plek en geef je medewerkers toch de vrijheid die ze waarderen.
Hoe bepaal je welke locaties geschikt zijn voor jouw medewerkers?
De beste coworkinglocaties voor jouw medewerkers zijn die welke goed bereikbaar zijn vanuit hun woonadres, beschikken over de juiste faciliteiten en passen bij de aard van hun werk. Begin met een analyse van waar je medewerkers wonen en welke voorzieningen zij nodig hebben.
Praktische stappen om geschikte locaties te selecteren:
- Breng de woonlocaties in kaart: gebruik een simpele spreadsheet of kaart om te zien waar je medewerkers wonen. Clusters geven aan waar je locaties nodig hebt.
- Stel minimumvereisten op: denk aan stabiel internet, vergaderruimtes, een rustige werkomgeving en goede koffie. Klinkt simpel, maar dit zijn voor veel medewerkers doorslaggevende factoren.
- Vraag medewerkers om input: laat hen meedenken over locaties in hun omgeving. Zij kennen de buurt en weten welke plekken praktisch zijn.
- Test voor je vastlegt: geef medewerkers een proefperiode om een locatie te gebruiken voordat je een langdurig contract sluit.
Bereikbaarheid per fiets of openbaar vervoer verdient extra aandacht. Een locatie die alleen per auto bereikbaar is, verlaagt de drempel voor duurzaam woon-werkverkeer, wat steeds meer medewerkers en organisaties een belangrijk criterium vinden.
Hoe regel je de vergoeding en het beleid rondom coworking?
De vergoeding en het beleid rondom coworking regel je het eenvoudigst door een centraal bedrijfsabonnement af te sluiten en duidelijke richtlijnen op te stellen over wanneer en hoe medewerkers coworking mogen gebruiken. Zo voorkom je discussies over declaraties en houd je de kosten beheersbaar.
Elementen die je in een coworkingbeleid moet vastleggen:
- Wie mag gebruikmaken: alle medewerkers, of alleen bepaalde teams of functies?
- Hoe vaak: is er een maximum aantal dagen per maand per medewerker?
- Welke locaties: alleen goedgekeurde locaties, of mag een medewerker zelf een plek kiezen binnen een bepaald budget?
- Hoe declareren: via een centraal bedrijfsaccount, een declaratieformulier of een vaste vergoeding per maand?
- Wat valt er niet onder: geef aan of kosten zoals consumpties of parkeren voor eigen rekening zijn.
Fiscaal is het goed om te weten dat een werkgeversvergoeding voor coworking in veel gevallen als onbelaste vergoeding kan worden aangemerkt, mits het om een zakelijke werkplek gaat. Laat dit toetsen door je salarisadministrateur of fiscalist, zodat je beleid ook formeel klopt.
Wanneer is coworking een betere keuze dan een satellietkantoor?
Coworking is een betere keuze dan een satellietkantoor wanneer je medewerkers geografisch te verspreid wonen om één extra locatie zinvol te maken, of wanneer de behoefte aan een vaste extra locatie nog onzeker is. Een satellietkantoor vraagt om een langdurige huurverplichting en vaste kosten, terwijl coworking flexibel op- en afschaalbaar is.
Kies voor coworking als:
- Je medewerkers in meerdere regio’s wonen en één satellietkantoor slechts een deel bedient.
- De vraag naar extra werkplekken fluctueert per seizoen of project.
- Je organisatie nog groeit en het onduidelijk is waar de meeste mensen zich op de lange termijn vestigen.
- Je het risico van een langlopend huurcontract wilt vermijden.
Kies voor een satellietkantoor als:
- Er een duidelijke concentratie van medewerkers in één regio is.
- Teamwork en samenwerking op die locatie structureel plaatsvinden.
- Je behoefte hebt aan een eigen uitstraling en huisstijl op die locatie.
- De kosten van een satellietkantoor opwegen tegen de voordelen van eigenheid en continuïteit.
In de praktijk kiezen veel organisaties voor een combinatie: coworking voor individuele werkdagen en een satellietkantoor voor regio’s waar een duidelijke kern van medewerkers actief is.
Hoe houd je teamcohesie als medewerkers op verschillende plekken werken?
Teamcohesie bij een verspreide organisatie houd je in stand door bewust te investeren in momenten van fysieke ontmoeting en digitale verbinding. Coworking lost de werkplekbehoefte op, maar vervangt niet de teamdynamiek die ontstaat als mensen samen aan een tafel zitten. Dat vraagt om een actieve aanpak.
Bewezen manieren om cohesie te bewaken:
- Vaste teamdagen op het hoofdkantoor: plan minimaal één dag per maand waarop het hele team samenkomt. Dit hoeft geen vergadermarathon te zijn, maar een dag van gezamenlijk werken, lunch en informeel contact.
- Virtuele check-ins: korte dagelijkse of wekelijkse videogesprekken houden medewerkers verbonden en geven een gevoel van gezamenlijkheid, ook als iedereen op een andere plek zit.
- Gedeelde coworkingdagen: spreek af dat teamleden in dezelfde regio een vaste dag per week samen naar dezelfde coworkinglocatie gaan. Zo ontstaat lokale verbinding zonder centrale sturing.
- Duidelijke communicatienormen: leg vast hoe en wanneer je communiceert via welk kanaal. Onduidelijkheid hierover is een van de grootste oorzaken van afstand in hybride teams.
Leiderschap speelt hierin een cruciale rol. Managers die zichtbaar zijn, regelmatig één-op-ééngesprekken voeren en aandacht geven aan individuele medewerkers, zorgen ervoor dat niemand zich buitengesloten voelt, ongeacht waar die persoon werkt.
Hoe wij helpen bij slimme kantoorstrategie
Een goed doordachte coworkingstrategie begint bij inzicht in wat jouw organisatie en medewerkers nodig hebben. Wij helpen bedrijven bij het maken van de juiste keuzes rondom kantoorhuisvesting, of het nu gaat om een flexibele coworking-aanpak, een satellietkantoor of een volledig nieuw kantoorpand.
Wat wij voor jou kunnen betekenen:
- Inzicht in de huidige kantoormarkt en welke locaties aansluiten bij jouw zoekprofiel
- Advies over de afweging tussen coworking, flexibele huur en een vaste kantoorlocatie
- Begeleiding bij locatiekeuze, onderhandelingen en contractvorming
- Proactief signaleren van off-marketkansen die passen bij jouw specifieke wensen
- Ondersteuning bij duurzaamheidsvraagstukken, zoals het vinden van energiezuinige A-labelgebouwen
Wil je sparren over de beste kantoorstrategie voor jouw organisatie? Neem contact met ons op en we denken graag vrijblijvend met je mee.
Benieuwd wat FIRST Real Estate voor uw vastgoed kan betekenen?
Onze specialisten denken graag met u mee over uw vastgoedvraagstuk en de mogelijkheden die daarbij passen.