Hoe combineer je een eigen kantoor met coworkingplekken? |

Je kunt een eigen kantoor combineren met coworkingplekken door je vaste kantoorruimte te verkleinen en medewerkers op flexibele momenten gebruik te laten maken van coworkinglocaties in de buurt. Deze hybride aanpak werkt het best voor organisaties waarbij niet iedereen tegelijk op kantoor is, zoals bij teams die deels thuiswerken of regelmatig bij klanten zijn. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe je dit slim aanpakt.

Wat zijn de voordelen van coworkingplekken naast een eigen kantoor?

Coworkingplekken naast een eigen kantoor bieden flexibiliteit zonder dat je volledig afhankelijk bent van één locatie. Je betaalt alleen voor de werkplekken die je daadwerkelijk gebruikt, terwijl je vaste kantoor de thuisbasis blijft voor vergaderingen, vertrouwelijk werk en bedrijfscultuur. Dat maakt de combinatie aantrekkelijk voor groeiende bedrijven die zich niet willen overcommitteren aan vierkante meters.

Concrete voordelen van deze hybride aanpak zijn:

Kostenbesparing: Je huurt minder vaste ruimte en betaalt coworking op basis van gebruik.
Geografische flexibiliteit: Medewerkers kunnen werken vanuit een coworkinglocatie dichter bij huis, wat reistijd bespaart.
Schaalbaarheid: Bij snelle groei of krimp pas je het gebruik van coworkingplekken eenvoudig aan zonder contractwijzigingen op je hoofdkantoor.
Toegang tot faciliteiten: Veel coworkinglocaties bieden vergaderzalen, receptiediensten en netwerkmogelijkheden die je zelf niet hoeft te organiseren.
Aantrekkingskracht voor talent: Medewerkers waarderen keuzevrijheid in waar ze werken, wat bijdraagt aan tevredenheid en retentie.

De combinatie werkt als aanvulling, niet als vervanging. Je vaste kantoor geeft de organisatie een identiteit en een plek voor samenwerking, terwijl coworking de randcapaciteit opvangt.

Hoeveel eigen kantoorruimte heb je nog nodig als je coworking gebruikt?

Als je coworkingplekken structureel inzet, kun je je eigen kantoorruimte doorgaans met 20 tot 40 procent verkleinen ten opzichte van een traditionele opzet. De exacte reductie hangt af van hoe vaak medewerkers op kantoor zijn en welke werkzaamheden absoluut een vaste locatie vereisen. Een bezettingsgraad van 60 tot 70 procent op je vaste kantoor is voor veel organisaties het realistische maximum.

Denk bij het bepalen van de benodigde ruimte aan:

Het maximale aantal medewerkers dat gelijktijdig op kantoor werkt op een drukke dag.
De ruimte die nodig is voor vergaderingen, vertrouwelijke gesprekken en klantontmoetingen.
Opslagruimte voor apparatuur, archieven en bedrijfsmiddelen die niet naar een coworkinglocatie kunnen.
Ruimte voor activiteiten die een vaste opstelling vereisen, zoals productiedemonstraties of laboratoriumwerk.

Een praktische methode is om gedurende een maand de werkelijke bezetting bij te houden. Die data geven je een veel betrouwbaarder beeld dan aannames over hoeveel ruimte je nodig hebt.

Welke taken horen thuis op het vaste kantoor en welke in een coworkingruimte?

Taken die vertrouwelijkheid, intensieve samenwerking of bedrijfsspecifieke infrastructuur vereisen, horen op het vaste kantoor. Individueel geconcentreerd werk, online vergaderingen en onafhankelijke projecttaken zijn juist geschikt voor een coworkingomgeving. Het onderscheid zit in de mate van afhankelijkheid van collega’s, systemen en gevoelige informatie.

Geschikt voor het vaste kantoor

Strategische vergaderingen en besluitvormingssessies met het volledige team.
Klantgesprekken waarbij je een professionele, herkenbare omgeving wilt presenteren.
Werk met vertrouwelijke data of systemen die niet buiten het bedrijfsnetwerk mogen.
Onboarding van nieuwe medewerkers en teambuilding.

Geschikt voor een coworkinglocatie

Individuele projectwerkzaamheden waarbij afleiding thuis een probleem is.
Online overleg via video waarbij een rustige achtergrond volstaat.
Werk dat je dicht bij een klant of partner wilt uitvoeren zonder naar het hoofdkantoor te reizen.
Tijdelijke uitbreiding van capaciteit bij drukke periodes of projectpieken.

Hoe kies je de juiste coworkinglocatie naast je eigen kantoor?

De juiste coworkinglocatie kies je op basis van bereikbaarheid voor je medewerkers, het type faciliteiten dat aansluit bij je werkzaamheden en de flexibiliteit van de abonnementsvormen. Locaties die goed bereikbaar zijn met het openbaar vervoer of gunstig liggen ten opzichte van woongebieden van je team verdienen de voorkeur boven plekken die enkel per auto te bereiken zijn.

Let bij de keuze op de volgende punten:

Bereikbaarheid: Is de locatie goed bereikbaar voor de medewerkers die er het meest gebruik van maken?
Faciliteiten: Zijn er voldoende vergaderruimtes, stabiel internet en een professionele uitstraling?
Flexibiliteit: Kun je per dag, week of maand boeken zonder langlopende verplichtingen?
Sfeer en community: Past de omgeving bij de manier waarop jullie werken en de branche waarin je actief bent?
Kosten: Zijn de tarieven transparant en vergelijkbaar met alternatieven in de omgeving?

Bezoek een locatie altijd eerst als gast voordat je een abonnement afsluit. De ervaring op de werkvloer vertelt meer dan een website of brochure.

Wat kost het combineren van een eigen kantoor met coworkingplekken?

De totale kosten van een hybride kantooraanpak bestaan uit de huurkosten van je vaste kantoor plus de variabele kosten van coworkinggebruik. In de praktijk liggen de kosten voor een coworkingplek in Nederland in 2026 ruwweg tussen de 15 en 50 euro per dag per persoon, afhankelijk van de locatie en het type werkplek. Een vast maandabonnement voor een flexibele werkplek kost doorgaans tussen de 150 en 400 euro per maand.

Of de combinatie financieel voordeliger is dan een groter eigen kantoor, hangt af van:

De huurprijs per vierkante meter van je huidige of gewenste vaste kantoor.
Hoe intensief en door hoeveel mensen coworkingplekken worden gebruikt.
De servicekosten, energiekosten en inrichtingskosten die je bespaart door minder eigen ruimte.
Eventuele reiskosten die je compenseert voor medewerkers die naar een coworkinglocatie gaan.

Een goede rekensom vergelijkt de totale kosten per medewerker per werkdag in beide scenario’s. Voor veel organisaties is de hybride aanpak goedkoper zodra de bezettingsgraad van het vaste kantoor structureel onder de 70 procent ligt.

Wanneer is een hybride kantooraanpak niet de juiste keuze?

Een hybride aanpak met coworking is niet de juiste keuze wanneer je werk sterk afhankelijk is van vaste apparatuur, vertrouwelijke omgevingen of intensieve dagelijkse samenwerking waarbij iedereen tegelijk aanwezig moet zijn. Ook voor bedrijven met een hoge en stabiele bezetting is een eigen kantoor doorgaans financieel voordeliger dan een combinatie.

Situaties waarin je beter kiest voor een volledig eigen kantoor:

Je team werkt met gevoelige informatie of systemen die een beveiligde, gecontroleerde omgeving vereisen.
Vrijwel alle medewerkers zijn dagelijks aanwezig en een wisselende bezetting is niet aan de orde.
Je bedrijfsprocessen vereisen gespecialiseerde apparatuur of een vaste fysieke opstelling.
De bedrijfscultuur is sterk gebaat bij een gemeenschappelijke, herkenbare thuisbasis.
De coworkinglocaties in jouw regio sluiten niet aan bij de kwaliteitseisen of het imago dat je wilt uitstralen.

Een hybride model vraagt ook om duidelijke afspraken en goede communicatie. Als die organisatiecapaciteit ontbreekt, kan de flexibiliteit al snel leiden tot verwarring over wie waar werkt en wanneer.

Hoe wij je helpen bij het vinden van de juiste kantooroplossing

Bij First Real Estate begrijpen we dat de keuze tussen een eigen kantoor, coworking of een combinatie van beide niet eenvoudig is. Elke organisatie heeft andere behoeften, een ander groeitempo en andere eisen aan locatie en uitstraling. Wij helpen je die keuze te maken op basis van concrete marktkennis en een eerlijk advies dat past bij jouw situatie.

Wat wij voor je kunnen betekenen:

Een onafhankelijke analyse van hoeveel kantoorruimte je werkelijk nodig hebt, ook als je coworking wilt integreren.
Inzicht in beschikbare kantoorlocaties die passen bij jouw zoekprofiel, inclusief off-marketkansen.
Begeleiding bij onderhandelingen over huurcontracten, zodat je flexibele voorwaarden bedingt die passen bij een hybride aanpak.
Advies over duurzame kantoorgebouwen met een A-label, die steeds vaker de voorkeur krijgen bij bedrijven met ESG-doelstellingen.
Persoonlijke aandacht en korte communicatielijnen, zonder de omweg via grote corporate structuren.

Ben je op zoek naar een kantoorruimte die past bij een moderne, hybride werkwijze? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee over de beste aanpak voor jouw organisatie.

Benieuwd wat FIRST Real Estate voor uw vastgoed kan betekenen?

Onze specialisten denken graag met u mee over uw vastgoedvraagstuk en de mogelijkheden die daarbij passen.

Neem contact op